Manual de Usuario

Sistema de Punto de Venta, Inventario y Caja
BS Cerveza

Versión 1.0
Documento de capacitación para operadores y administradores

1. Introducción y conceptos generales

El sistema BS Cerveza está diseñado para administrar un punto de venta de bebidas (cerveza y abarrotes), controlando inventario, ventas, caja, cuentas por cobrar (deudas), entradas de mercancía y reportes. Toda la información se guarda en una base de datos, por lo que los datos permanecen aunque se cierre el programa.

La ventana principal está organizada en pestañas. Cada pestañ a agrupa un área de trabajo:

2. Inicio de sesión y usuarios

Al abrir el programa aparece la ventana de Inicio de sesión. Es necesario escribir el usuario y la contraseña asignados para poder trabajar.

1. Escribe tu usuario.
2. Escribe tu contraseña.
3. Presiona Enter o el botón Ingresar.

Los usuarios se administran desde el módulo de usuarios (solo para administradores): permite dar de alta operadores, definir contraseña y activarlos o desactivarlos.

3. Apertura de caja (CajaSesión)

Antes de vender se debe abrir la caja. Esto marca el inicio del turno y guarda el fondo inicial (el dinero con el que se empieza). A partir de ese momento el sistema contabiliza las ventas y los gastos del turno.

1. Entra a la sección de Caja.
2. Cuenta el dinero del fondo y escribe el monto inicial.
3. Presiona Ingresar.

4. Punto de venta: registro de notas

El área de punto de venta es donde se captura lo que lleva el cliente. Cada venta se registra como una nota y su importe se suma al saldo del cliente (ver capítulo 12).

1. Selecciona al cliente con el botón Buscar Cliente. El cliente es obligatorio.
2. Escribe el nombre o la clave del producto y presiona Buscar.
3. Selecciónalo de la lista de resultados.
4. Indica la cantidad.
5. Presiona Agregar para enviarlo al detalle de la nota.
6. Repite los pasos 2–5 por cada producto.
7. Revisa el total y presiona Generar Venta.

5. Cobro y abonos

En este sistema cada venta se carga a la cuenta del cliente: al generar la nota, su importe y sus vacíos se suman al saldo del cliente. El cobro se registra después como un abono.

El abono se realiza desde la pestaña Clientes o Deudas, con el botón Abonar, que abre la ventana Pagos del Cliente. En ella se muestra la Deuda actual y se capturan los montos que el cliente paga:

1. Localiza al cliente y presiona Abonar.
2. Revisa la Deuda que se muestra en la ventana.
3. Captura el Dinero y/o los Vacíos que abona.
4. Presiona Abonar para aplicar el pago.

6. Detalle de nota, impresión y cancelación

Desde la lista de Notas se puede abrir el detalle de una venta ya registrada. En esta ventana se consultan el folio, el cliente, la fecha, el total, los vacíos y el detalle de productos de la venta.

6.1 Imprimir el ticket

El botón Imprimir genera el ticket en formato de papel térmico de 80 mm y lo envía a la impresora POS-80C. El ticket muestra:

• Datos del negocio (logo, nombre, responsable, RFC, CURP, dirección, teléfono).
• Número de nota y fecha (formato dd/mm/aaaa).
• Detalle de productos: CANT, descripción, P.UNIT y TOTAL.
• Subtotal, descuento (si aplica) y total.

6.2 Cancelar una nota

El botón Cancelar da de baja la venta. Al presionarlo, el sistema pregunta si deseas cancelarla; si respondes Sí, revierte automáticamente todos los movimientos que generó la nota:

• Productos: regresa al inventario la cantidad vendida de cada producto.
• Cliente: descuenta del saldo del cliente el importe y los vacíos de la nota.

7. Entradas (recepción de mercancía a costo)

Las entradas registran la mercancía que llega del proveedor. A diferencia de una venta, aquí se captura el costo y se aumenta el inventario.

1. Selecciona el proveedor.
2. En la lista, captura las Cajas recibidas de cada producto y ajusta el Costo o el Precio Venta si cambiaron.
3. Elige el tipo de pago: Manual o Automático.
4. Revisa el Total Importe y presiona Generar.

8. Salidas por merma

La merma sirve para dar de baja producto que se rompió, se dañó o caducó. Estas salidas disminuyen el inventario sin generar venta.

1. Busca el producto con Buscar y selecciónalo.
2. Indica la cantidad a dar de baja.
3. Presiona Generar para registrar la merma.

9. Catálogo de productos y vacíos

El módulo de Productos permite dar de alta, editar y buscar los artículos de la tienda. También se administran los vacíos (envases retornables).

9.1 Campos principales

9.2 Agregar un producto

1. Presiona Nuevo.
2. Captura la clave, el nombre y el proveedor.
3. Define el stock máximo deseado y los precios.
4. Presiona Guardar.

10. Listas de precio

Las listas de precio permiten manejar distintos precios para el mismo producto (por ejemplo, precio normal y precio de mayoreo). Cada producto puede tener un precio asignado por lista y, al momento de vender, se elige la lista aplicable.

1. Entra a Listas de Precio.
2. Selecciona la lista que deseas consultar o editar.
3. Ajusta el precio de los productos y guarda los cambios.

11. Clientes y proveedores

11.1 Clientes

Los clientes son obligatorios en la venta y son la base del control de deudas. Se registran datos como nombre, teléfono, dirección y su saldo (importe y vacíos).

1. Entra a Clientes.
2. Presiona Nuevo para agregar, o usa el buscador Buscar para localizar uno existente.
3. Captura o edita los datos y presiona Guardar.
4. Para registrar un cobro, usa el botón Abonar (ver capítulos 5 y 12).

11.2 Proveedores

Los proveedores se usan en las entradas y en el catálogo de productos. Registra al menos el nombre y un teléfono de contacto. El botón Abonar permite pagar el saldo del proveedor.

12. Deudas y pagos

El módulo de Deudas muestra el saldo (importe y vacíos) de cada cliente y proveedor con deuda. Desde aquí se registran los abonos.

1. Localiza la fila del cliente o proveedor con saldo pendiente.
2. Presiona Abonar.
3. En la ventana, revisa la Deuda y captura el Dinero y/o los Vacíos del abono.
4. Presiona Abonar para aplicar el pago.

13. Consulta de notas e impresión de tickets

En la pestaña Notas se consultan las ventas realizadas. Se puede filtrar por fecha, cliente o usuario y abrir cualquier nota para ver su detalle.

1. Entra a Notas.
2. Aplica los filtros de fecha o búsqueda según lo que necesites.
3. Selecciona una nota y ábrela para ver el detalle (capítulo 6).
4. Usa Imprimir en el detalle para reimprimir el ticket.

14. Corte de caja, arqueo y gastos

Al terminar el turno se realiza el corte de caja. El sistema calcula el efectivo esperado (fondo inicial + ventas − gastos y otros pagos) y permite capturar el efectivo contado.

1. Entra a Corte de Caja.
2. Captura los gastos del turno (motivo y monto) y presiona Guardar para registrarlos.
3. Captura las denominaciones (billetes y monedas) que contaste; el total contado se calcula solo.
4. Cuando el contado coincida con el esperado, presiona Guardar para cerrar la caja.

15. Reportes de inventario

El sistema genera un reporte de inventario en formato de ticket (80 mm), ideal para imprimir y llevar a la bodega o al proveedor.

1. Entra a la pestaña Reportes, elige el proveedor (o "Todos") y presiona Imprimir.
2. El reporte se genera con los datos actuales del inventario.
3. Revisa la vista previa y presiona Imprimir.

15.1 Contenido del reporte

El reporte se agrupa por proveedor y muestra, para cada producto, las siguientes columnas:

Cada proveedor muestra un subtotal de sus tres cantidades y al final aparece el TOTAL GENERAL del inventario.

16. Preguntas frecuentes y solución de problemas

No puedo generar la venta

Asegúrate de haber seleccionado un cliente, de que la caja esté abierta y de que haya stock suficiente de cada producto. El sistema muestra un mensaje indicando cuál de estas condiciones falta.

No puedo cancelar una nota

Solo se pueden cancelar notas de la misma fecha de la sesión de caja abierta. Si la nota es de otro día, el sistema no permitirá cancelarla. Recuerda que la cancelación es definitiva: revierte el inventario y el saldo del cliente.

El inventario no coincide con lo físico

Revisa que todas las entradas y mermas del día estén capturadas. También confirma que no haya notas canceladas o pendientes de registrar.

El ticket sale cortado o con el texto al borde

El ticket está diseñado para el ancho imprimible de la impresora POS-80C (papel de 80 mm). Verifica que el papel configurado sea 80(72.1) x 297 mm y que la impresora esté seleccionada como predeterminada.

El sistema indica que ya hay una caja abierta

Significa que un turno no se cerró. Realiza el corte de caja del turno anterior antes de abrir uno nuevo.

Olvidé mi contraseña

Solicita al administrador que restablezca tu contraseña desde el módulo de usuarios.